1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện

Gần 50 năm gắn liền với quá trình phát triển của Học viện Cảnh sát nhân dân. Trung tâm Trung tâm Lưu trữ & Thư viện ngày nay, có tiền thân là tổ Tư liệu giáo khoa trực thuộc Ban Giám hiệu. Năm 1968, khi trường Cảnh sát nhân dân mới được thành lập tại Suối Hai - Ba Vì, cơ sở vật chất và trang thiết bị của tổ còn rất thô sơ, vốn tài liệu hạn chế, đội ngũ cán bộ chỉ vẻn vẹn có 3 người. Đến ngày 24/4/1973, theo sự phát triển của nhà trường, Hiệu trưởng đã ra Quyết định số 16/QĐ-TC chính thức thành lập Phòng Tư liệu giáo khoa. Lúc này, đội ngũ cán bộ của phòng được bổ sung, tăng lên 15 người.

Năm 2001, trường Đại học Cảnh sát nhân dân chuyển thành Học viện Cảnh sát nhân dân, Phòng Tư liệu giáo khoa được đổi tên thành Trung tâm Thông tin khoa học & Tư liệu giáo khoa. Số lượng cán bộ trung tâm đã tăng lên 35 người. Được sự quan tâm của Ban Giám đốc Học viện, Trung tâm được trang bị máy móc và trang thiết bị hiện đại, cần thiết cho sự phát triển hoạt động thư viện theo hướng hiện đại hóa.

Năm 2015, Học viện Cảnh sát nhân dân trở thành trường trọng điểm của Ngành với cơ cấu tổ chức bộ máy có sự phát triển để đáp ứng nhu cầu giáo dục - đào tạo trong tình hình mới, tiến tới trở thành trường trọng điểm Quốc gia. Theo đó, Trung tâm Thông tin khoa học & Tư liệu giáo khoa được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ & Thư viện, với số lượng cán bộ là 53 người, được biên chế thành 3 đội trực thuộc bao gồm: Đội Thư viện & Lưu trữ, Đội Quản trị mạng & Bảo mật; Đội in, chế bản tài liệu.

- Quá trình phát triển tiến lên hiện đại

Xác định công tác lưu trữ và thư viện là một nội dung quan trọng trong hỗ trợ đào tạo, nghiên cứu đồng thời là cơ sở cho quá trình học tập, nghiên cứu nên từ khi thành lập cho đến nay, Học viện Cảnh sát nhân dân luôn chú trọng xây dựng, kiện toàn hệ thống lưu trữ và thư viện. Hòa cùng với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hoạt động lưu trữ và thư viện của Học viện Cảnh sát nhân dân đã từng bước được tin học hóa với thư viện điện tử hiện đại, tự động hóa với: hệ thống quản lý mượn, trả tài liệu tự động, phần mềm quản lý thư viện Tulip của Hàn Quốc với nhiều tính năng hiện đại, hệ cơ sở dữ liệu được cập nhật và bổ sung từng ngày được kết nối và giới thiệu công khai trên cơ sở mạng nội bộ và hệ thống trang mạng kết nối, tra cứu nhanh. Quy mô lưu trữ và phạm vi phục vụ của thư viện ngày càng được mở rộng để trở thành thư viện hàng đầu của các trường Công an nhân dân tiến tới trở thành thư viện khai thác chung của toàn Bộ Công an. Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đã tăng cường lưu trữ số lượng lớn ấn phẩm tiếng nước ngoài, thành lập các phòng đọc ngoại văn lịch sự, sạch đẹp, văn minh phục vụ đa dạng nhu cầu nghiên cứu ngoại văn của cán bộ, giảng viên, học viên Việt Nam, học viên quốc tế và khách nước ngoài có nhu cầu khai thác thông tin.

Sau 50 năm xây dựng, phát triển, hệ thống thư viện hiện nay đang lưu trữ hơn 65.000 đầu tài liệu với gần 400.000 ấn phẩm trong nước, hơn 9.000 luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, khóa luận tốt nghiệp, trên 5.000 ấn phẩm tiếng nước ngoài, 3.000 đầu tài liệu số hóa phục vụ cho nghiên cứu, học tập của giảng viên, cán bộ và học viên trong toàn Học viện. Xuất bản phẩm hàng năm lên đến 150 đầu giáo trình phục vụ cho các hệ học, lớp học trong và ngoài Học viện, với hệ thống dây chuyền máy móc in ấn đã được đầu tư nâng cấp qua hàng năm, chế bản ấn phẩm in chuyên nghiệp, hiện đại, thiết bị in màu được đầu tư trang cấp để phục vụ nhu cầu xuất bản phẩm dạy học ngày càng phong phú của Học viện Cảnh sát nhân dân. Hiện nay, hệ thống giáo trình đã được Trung tâm lưu trữ khá toàn diện và đầy đủ với trên 1.000 đầu giáo trình và khoảng trên 100 đầu giáo trình được bổ sung, biên soạn mới hàng năm.

Từ số lượng đầu sách nhỏ bé, tra cứu thủ công, hiện nay thư viện đã được đầu tư hiện đại có khả năng phục vụ tra cứu đồng thời cho 2.000 cán bộ, học viên trên hệ thống mạng nội bộ và các phòng đọc thành phần. Với quy mô phòng đọc rộng lớn, khang trang có thể phục vụ đồng thời trên 1.000 cán bộ, giảng viên, học viên với nhiều hình thức đọc, mượn tài liệu khác nhau đáp ứng được nhu cầu đa dạng của quá trình nghiên cứu và giảng dạy. Thực hiện “Đề án phát triển Thư viện nghiệp vụ Cảnh sát nhân dân giai đoạn 2014 - 2020” của Ban Giám đốc Học viện phê duyệt đến năm 2020 Trung tâm sẽ có 10 vạn đầu tài liệu, trong đó có 1 vạn đầu tài liệu ngoại văn.

2. Một số khó khăn, tồn tại trong hoạt động xuất bản, lưu trữ giáo trình, tài liệu dạy học

Hoạt động xuất bản mặc dù đã được chú trọng đầu tư nhưng chủ yếu là thiết bị bán tự động, tốc độ in ấn không cao, thiết bị còn lạc hậu so với yêu cầu hiện đại hóa, tự động hóa hiện nay. Chế bản in còn phụ thuộc nhiều vào thủ công đòi hỏi nhiều nhân lực và giờ làm việc dẫn đến năng suất lao động chưa cao. Các khổ in còn hạn chế, khâu thiết kế bìa chưa có họa sỹ, kỹ sư đồ họa chuyên nghiệp, khâu rà soát trước in còn khó khăn về thiết kế, bố cục và sửa lỗi morat trang in.

Hoạt động lưu trữ giáo trình còn phụ thuộc nhiều vào các khoa, bộ môn giảng dạy, cơ quan quản lý khoa học nên tiến độ chưa sát hợp. Bên cạnh đó việc quy chuẩn về độ mật của giáo trình, tài liệu còn khó khăn cho việc sao in, quyền tiếp cận nguồn tài liệu của học viên và chế độ lưu trữ, bảo quản. Số đầu tài liệu lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, nhân bản phẩm cũng tăng nhanh đòi hỏi đẩy mạnh nhân lực để tiến hành số hóa các đầu tài liệu theo quy định. Đồng thời tiến lên hiện đại tích hợp tra cứu và lưu trữ điện tử nên việc quản lý các đầu tài liệu điện tử, bảo mật thông tin cũng được đặt lên hàng đầu. Do đã xóa bỏ cách thức tra cứu tên tài liệu bằng hộp thủ công (phíc) nên việc bảo quản dữ liệu điện tử là đặc biệt quan trọng đòi hỏi kinh phí đầu tư vận hành hệ thống máy chủ lưu trữ và kinh phí bảo hành định kỳ.

Một bộ phận học viên còn thụ động trong học tập, nghiên cứu nên chưa tích cực tìm tài liệu, nghiên cứu tại Thư viện. Vì vậy, quy mô thư viện chưa được khai thác đúng với tiềm năng và mục tiêu đề ra dựa trên số lượng học viên phục vụ để nâng cao từng bước chất lượng công tác thư viện.

Mặc dù đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền nhưng số lượng cán bộ, giảng viên khai thác, sử dụng nguồn dữ liệu và tham gia nghiên cứu tại thư viện còn thấp do chưa đánh giá chính xác khả năng cung cấp các dịch vụ phục vụ nghiên cứu mở rộng của thư viện. Việc đóng góp tự nguyện, quyên góp, tặng đầu sách để mở rộng quy mô của thư viện còn mang tính tự phát mà thiếu sự tự nguyện dẫn đến chất lượng và số lượng đầu sách bổ sung qua hoạt động quyên góp, tặng, cho chưa phát triển.

Thư viện điện tử đã vận hành kết hợp phục vụ nhu cầu mượn, trả tài liệu bán tự động. Tuy nhiên, việc khai thác thư viện điện tử chưa cao, một bộ phận cán bộ, giảng viên, học viên chưa biết phương pháp khai thác dữ liệu thư viện điện tử hiệu quả, chưa rõ cách thức sử dụng hệ thống mượn, trả bán tự động. Thậm chí không tự giác trong việc đăng ký Thẻ thư viện để sử dụng các dịch vụ, khai thác nguồn dữ liệu từ thư viện.

Công tác xuất bản, lưu trữ và thư viện đòi hỏi cán bộ thực hiện nhiệm vụ phải thực hiện thêm thời gian lao động phục vụ cả buổi tối; xuất bản, thu thập dữ liệu, quản trị mạng và vận hành hệ thống 24/24h kể cả thứ bảy và chủ nhật trong khi đó chế độ, chính sách cho cán bộ, chiến sĩ còn thấp, nhiều trường hợp cán bộ, chiến sĩ do khó khăn về mặt tài chính, sinh hoạt đời sống nên chưa thực sự yên tâm với công tác chuyên môn.

3. Một số kiến nghị, đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động xuất bản, lưu trữ giáo trình, tài liệu dạy học

Thứ nhất, giảm bớt các khâu trung gian, tham mưu đề xuất Ban Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân tạo cơ chế cho Trung tâm Lưu trữ và Thư viện được phối hợp với các khoa, bộ môn trong xuất bản giáo trình, tài liệu theo đúng nhu cầu đào tạo của Học viện và đánh giá phản hồi, yêu cầu từ phía học viên cũng như những cựu học viên hiện có nhu cầu cung cấp tài liệu để có thể nghiên cứu bổ sung về mặt lý luận phục vụ cho công tác thực tiễn. Trung tâm có thể hỗ trợ các khoa, bộ môn trong việc chỉnh sửa về thể thức, chính tả, thiết kế giáo trình từ kiểu dáng, bìa, kích thước theo nhu cầu của từng môn học để góp phần nâng cao chất lượng dạy học và đẩy nhanh tiến độ phát hành giáo trình, tài liệu.

Thứ hai, đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến cách thức, kỹ năng sử dụng, khai thác các dữ liệu của thư viện kể cả sách, tài liệu truyền thống và thư viện điện tử và tầm quan trọng của hệ thống thông tin lưu trữ trong nghiên cứu, giảng dạy, học tập. Từ hiểu rõ vai trò quan trọng của hệ thống lưu trữ sẽ là cơ sở để mở rộng quy mô Thư viện, các hoạt động tự nguyện, tự giác đóng góp tài liệu, đầu sách cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài cho các phòng đọc của thư viện, tạo nguồn để số hóa nguồn dữ liệu làm phong phú thêm tài nguyên lưu trữ.

Thứ ba, thực hiện cơ chế bắt buộc đối với cán bộ, giảng viên, học viên các hệ học phải có thời gian tham gia nghiên cứu tại thư viện, khai thác thêm nội dung kiến thức chuyên môn hoặc đại cương. Giảng viên cần giao việc nghiên cứu tài liệu cho học viên các lớp học nhiều hơn nữa để các học viên xây dựng ý thức tự giác trong nghiên cứu tài liệu. Mở các buổi tập huấn kỹ năng khai thác dữ liệu thư viện, quy cách sử dụng Thẻ thư viện, cách thức phục vụ, quy trình mượn, trả tài liệu, những quyền lợi, nghĩa vụ và hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình khai thác tài liệu cho cán bộ, giảng viên, học viên được rõ và khẳng định sự cần thiết trong việc đăng ký thành viên, khai thác dữ liệu mà Trung tâm cung cấp.

Thứ tư, tạo điều kiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu vật chất cho số cán bộ, chiến sĩ khó khăn, có chế độ, chính sách phù hợp cho cán bộ làm thêm giờ, thêm ca để cán bộ, chiến sĩ trong đơn vị yên tâm công tác, cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động xuất bản tài liệu, phục vụ nhu cầu nghiên cứu ngoài giờ. Đối với hoạt động xuất bản phẩm cần đầu tư hệ thống máy móc đồng bộ, và hiện đại hơn để tiết kiệm thời gian vận hành, thời gian bảo hành sửa chữa, nâng cao từng bước chất lượng của các sản phẩm phát hành.

Thượng tá, ThS Trần Quyết Thắng - Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Thư viện - Học viện CSND

Nguồn: Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Học viện CSND - 50 năm xây dựng và định hướng phát triển”